Im Durchschnitt führen 2 bis 3 Prozent der Anrufe in der B2B-Kaltakquise zu einem vereinbarten Termin. Das ist etwa ein Termin auf 40 Anrufe, und pro Person und Monat liegt der Durchschnitt bei rund 15 Terminen.
Diese Werte stammen überwiegend aus dem US-Markt und aus aggregierten Auswertungen. Als Orientierung sind sie brauchbar, als Zielvorgabe für eine deutsche Kampagne nicht. Wir nennen sie hier trotzdem vollständig, weil an dieser Stelle die meisten Anbieter schweigen. Weiter unten folgt ein eigener Abschnitt dazu, woher die Zahlen kommen und wo sie nicht gelten.
Die Zahl der Termine allein sagt wenig. Zehn Termine, die Ihr Vertrieb wieder absagt, sind weniger wert als drei, aus denen ein Angebot entsteht. Die belastbare Kennzahl ist die Quote von Termin zu Verkaufschance und die Frage, wer festlegt, was als qualifizierter Termin gilt.
Wie viele Anrufe braucht ein Termin in der Kaltakquise?
Die kurze Antwort lautet: 25 bis 40 Anrufe pro Termin, je nachdem, welche Auswertung Sie heranziehen. Die folgende Übersicht fasst die Werte zusammen, die für 2025 und 2026 als Referenz genannt werden.
| Kennzahl | Wert | Anmerkung |
|---|---|---|
| Connect Rate auf generischen Daten | 8 bis 12 Prozent | Anteil der Anrufe, bei denen der gewünschte Gesprächspartner tatsächlich erreicht wird |
| Connect Rate auf geprüften direkten Mobilnummern | 18 bis 22 Prozent | Gleiche Tätigkeit, bessere Datenbasis |
| Anrufe pro Tag und Person, B2B-Outbound allgemein | 50 bis 80 | Durchschnittliche Aktivität |
| Anrufe pro Tag und Person, B2B-Tech | 44 bis 45 | Etwas niedriger als der allgemeine Durchschnitt |
| Anrufe pro vereinbartem Termin, Referenzwert USA 2026 | 25 bis 35 | Beste Teams: 12 bis 18 |
| Konversion Anruf zu Termin, 2025 bis 2026 | 2 bis 3 Prozent | Etwa ein Termin auf 40 Anrufe |
| Konversion Anruf zu Termin, Spitzenteams | 5 bis 8 Prozent und mehr | Setzt geprüfte Daten und geübte Gesprächsführung voraus |
| Termine pro Monat und Person | rund 15 im Durchschnitt | Übliche Quote in B2B-Tech: etwa 21 |
Zwei Zeilen dieser Tabelle widersprechen sich auf den ersten Blick. 25 bis 35 Anrufe pro Termin passen nicht zu einer Konversion von 2 bis 3 Prozent, die rechnerisch bei etwa 40 Anrufen landet. Der Unterschied liegt in der Zählweise. Manche Auswertungen zählen jeden Wählvorgang, andere nur Anrufe an erreichbare Nummern, wieder andere nur Erstversuche. Wer Benchmarks vergleicht, muss zuerst klären, was im Nenner steht. Ohne diese Klärung sind zwei Prozentwerte nicht vergleichbar.
Für die Planung ist die Bandbreite deshalb nützlicher als ein einzelner Punktwert. Rechnen Sie mit 25 bis 40 Anrufen pro Termin, mit 12 bis 18 im besten Fall und mit deutlich mehr, wenn die Entscheider schwer erreichbar sind. Wie viele Kontaktversuche pro Zielunternehmen vorgesehen sind, legen wir bei der Terminvereinbarung vor dem Start schriftlich fest.
Wie viele Termine pro Monat sind pro Person realistisch?
Rund 15 vereinbarte Termine pro Monat und Person ist der Durchschnitt im B2B-Outbound. In B2B-Tech-Unternehmen liegt die übliche Quote höher, bei etwa 21 Terminen im Monat, und rund 68 Prozent der Vertriebsmitarbeiter erreichen ihre Quote.
Interessanter als die einzelnen Werte ist der Abstand dazwischen. Die Quote beschreibt, was ein Unternehmen erwartet. Der Durchschnitt beschreibt, was tatsächlich passiert. Dass etwa ein Drittel der Mitarbeiter die Quote nicht erreicht, gehört zur ehrlichen Lesart dieser Zahlen dazu.
Die Gegenprobe über die Aktivität zeigt, warum. Bei 50 Anrufen am Tag und 20 Arbeitstagen kommen rund 1.000 Wählvorgänge im Monat zusammen. Mit einer Konversion von 2 bis 3 Prozent wären das 20 bis 30 Termine. Der reale Durchschnitt liegt darunter, und die Gründe sind unspektakulär: Ein Vertriebstag besteht nicht nur aus Anrufen. Recherche, Nachfassen, Terminbestätigungen, Absagen, Dokumentation und interne Abstimmung kosten Zeit. Listen sind irgendwann abtelefoniert. Urlaub und Einarbeitung fallen ebenfalls in den Jahresdurchschnitt.
Wenn Sie eine Zielgröße für eine Person festlegen, ist ein Korridor rund um den Durchschnittswert von 15 deshalb eine ehrlichere Planungsgrundlage als eine einzelne Zielzahl. Entscheidend bleibt, was in diesem Korridor überhaupt als Termin zählt. Wie eine Kampagne von der Zielgruppendefinition bis zur Übergabe abläuft, zeigt unser Ablauf.
Warum die Datenqualität die Erfolgsquote am stärksten verändert
Die Connect Rate beschreibt den Anteil der Anrufe, bei denen der gewünschte Gesprächspartner tatsächlich am Telefon ist. 2026 liegt sie bei 8 bis 12 Prozent auf generischen Daten und bei 18 bis 22 Prozent auf geprüften direkten Mobilnummern.
Das ist ungefähr eine Verdopplung und der größte einzelne Hebel, den ein Team selbst in der Hand hat. Zielgruppe, Marktlage und Wettbewerb sind gegeben. Die Qualität der Nummern ist es nicht. Gesprächseinstieg, Sprachniveau und Ausdauer wirken ebenfalls, aber keine dieser Stellschrauben verdoppelt die Zahl der geführten Gespräche.
Rechnen Sie es an einem einzelnen Tag durch. 60 Anrufe bei 10 Prozent Connect Rate ergeben 6 Gespräche. Dieselben 60 Anrufe bei 20 Prozent ergeben 12 Gespräche. Bleibt die Terminquote pro Gespräch gleich, verdoppelt sich damit auch die Zahl der Termine, ohne eine einzige zusätzliche Minute am Telefon.
Praktisch heißt das: Bevor über Skripte diskutiert wird, gehört die Zielgruppe geprüft. Ist der Ansprechpartner noch der richtige, stimmt die Nummer, existiert das Unternehmen in dieser Form weiter. Die deutsche Unternehmenslandschaft ist dabei kleinteiliger, als viele Planungen unterstellen, was ein Blick in das Unternehmensregister des Statistischen Bundesamtes schnell zeigt. Kontaktdaten veralten, und sie veralten je nach Branche unterschiedlich schnell.
Ein Vorbehalt gehört dazu. Mehr erreichte Gesprächspartner bedeuten nicht automatisch mehr brauchbare Termine. Ist die Zielgruppe falsch geschnitten, sorgt eine bessere Datenbasis nur dafür, dass Sie schneller mit den falschen Leuten sprechen. Deshalb steht die Definition der Zielgruppe vor der Beschaffung der Nummern, und die Kriterien für einen brauchbaren Termin stehen in der Lead-Qualifizierung.
Woher diese Outbound Benchmarks stammen und wo sie nicht gelten
Alle bisher genannten Zahlen stammen überwiegend aus dem US-amerikanischen Markt und aus aggregierten Auswertungen, die Daten aus vielen Unternehmen zusammenfassen. Das hat zwei Konsequenzen. Erstens sind die Definitionen dahinter nicht einheitlich, vor allem beim Begriff des qualifizierten Termins. Zweitens beschreiben sie ein Marktumfeld, das sich vom deutschen unterscheidet.
Für Deutschland liegt uns keine vergleichbar belastbare öffentliche Datenbasis vor, und wir erfinden hier keine. Beschreiben lässt sich aber die Richtung, in die sich die Werte verschieben, und der Grund dafür:
- Längere Entscheidungszyklen. Investitionsentscheidungen im Mittelstand fallen selten im ersten Gespräch. Zwischen Erstkontakt und Angebot liegen mehr Stationen, deshalb sagt ein Termin über den Monatsabschluss weniger aus als in Märkten mit kürzeren Zyklen.
- Der Filter am Empfang. Zentrale und Vorzimmer sind in deutschen Unternehmen eine ernst zu nehmende Instanz. Dort wird nach dem Anlass gefragt, und ohne belastbare Antwort endet das Gespräch an dieser Stelle. Das drückt die Connect Rate unabhängig von der Datenqualität.
- Höhere Schwelle für einen qualifizierten Termin. Bestätigtes Interesse gilt hier selten als Termin. Erwartet werden geprüfter Bedarf, Zuständigkeit und ein Zeitrahmen. Mit dieser Definition fällt jede Terminzahl niedriger aus als mit einer weichen Definition.
- Der Anlass zählt. Deutsche Ansprechpartner erwarten einen konkreten Grund für den Anruf, der zu ihrem Unternehmen passt. Allgemeine Nutzenversprechen führen schneller zum Gesprächsende als in anderen Märkten.
Dazu kommt der rechtliche Rahmen. Werbeanrufe sind in Paragraf 7 UWG geregelt, und er wirkt in dieselbe Richtung: In Deutschland wird selektiver angerufen als in Märkten ohne vergleichbare Vorgaben. Weniger Anrufe bei enger ausgewählten Unternehmen verändern die Kennzahlen zwangsläufig, vor allem die absolute Zahl der Kontaktversuche pro Monat.
Auch innerhalb Europas sind die Ausgangsbedingungen sehr unterschiedlich, was sich an der Struktur der Unternehmen nach Größenklassen und Branchen ablesen lässt, etwa in den Unternehmensstatistiken von Eurostat. Wer eine US-Quote unverändert auf ein deutsches Team überträgt, misst deshalb nicht Leistung, sondern den Unterschied zwischen zwei Märkten.
Der praktische Umgang damit ist einfach: Nehmen Sie die Zahlen als Startpunkt, messen Sie vier bis acht Wochen in Ihrer eigenen Zielgruppe und ersetzen Sie den Benchmark danach durch Ihre eigenen Werte. Ab diesem Punkt ist jede fremde Zahl nur noch Kontext.
Welche Kennzahlen wichtiger sind als die Zahl der Termine
Ein Termin ist keine Leistung, sondern ein Zwischenschritt. Wer nur Termine zählt, belohnt Menge. Diese vier Kennzahlen sagen mehr:
- Termin zu Verkaufschance. Wie viele Termine führen zu einem echten nächsten Schritt. Diese Quote zeigt sofort, ob die Qualifikation trägt.
- Verkaufschance zu Angebot. Hier zeigt sich, ob die Zielgruppe richtig geschnitten ist oder ob interessierte, aber nicht kaufbereite Unternehmen im Trichter landen.
- Kosten pro Verkaufschance. Nicht Kosten pro Anruf und nicht Kosten pro Termin. Erst diese Zahl ist mit anderen Vertriebswegen vergleichbar.
- Absage- und Nichterscheinungsquote. Ein Termin, den der Ansprechpartner absagt oder nicht wahrnimmt, kostet zusätzlich die Zeit Ihres Vertriebs.
Dahinter steht immer dieselbe Frage: Wer definiert, was ein qualifizierter Termin ist. Setzt der Dienstleister diese Definition allein, ist jede Terminzahl weich. Wir legen die Kriterien vor dem Start gemeinsam mit dem Kunden schriftlich fest. Jeder Termin kommt anschließend mit einer strukturierten Übergabe: Kontaktdaten, Notizen aus dem Gespräch und der vereinbarte nächste Schritt. Ihr Vertrieb übernimmt diese Informationen in das eigene System.
Ein zweiter Punkt betrifft die Kapazität. Termine, die niemand wahrnimmt, sind der teuerste Posten in jeder Outbound-Kampagne. Bevor Sie über Zielzahlen sprechen, prüfen Sie deshalb, wie viele Erstgespräche Ihr Vertrieb pro Woche wirklich führen kann. Bei konsequenter Kaltakquise ist diese Grenze schneller erreicht, als die meisten Planungen annehmen. Wenn Sie die Rechnung für Ihre eigene Zielgruppe aufstellen möchten, können Sie jederzeit eine Beratung anfragen.
Häufige Fragen zur Erfolgsquote in der Kaltakquise
Wie hoch ist die Erfolgsquote in der Kaltakquise?
Im Durchschnitt führen 2 bis 3 Prozent der Anrufe zu einem Termin, also etwa einer von 40 Anrufen. Sehr gute Teams erreichen 5 bis 8 Prozent und mehr. Diese Werte stammen überwiegend aus aggregierten US-Auswertungen und sind als Orientierung zu lesen, nicht als Zielvorgabe für eine deutsche Kampagne.
Wie viele Termine pro Monat schafft eine Person?
Der Durchschnitt liegt bei rund 15 vereinbarten Terminen pro Monat und Person. In B2B-Tech-Unternehmen ist eine Quote von etwa 21 Terminen üblich, die rund 68 Prozent der Mitarbeiter erreichen. Wie viele es in Ihrem Fall sind, hängt vor allem davon ab, was als qualifizierter Termin gilt.
Wie viele Anrufe pro Tag sind realistisch?
50 bis 80 Anrufe am Tag sind der übliche Wert im B2B-Outbound. In B2B-Tech-Unternehmen liegt der Durchschnitt bei 44 bis 45 Anrufen. Höhere Zahlen gehen fast immer auf Kosten der Vorbereitung, und schlecht vorbereitete Anrufe senken die Terminquote stärker, als die zusätzliche Menge einbringt.
Gelten diese Benchmarks auch für Deutschland?
Nur eingeschränkt. Sie stammen überwiegend aus dem US-Markt. Längere Entscheidungszyklen, ein wirksamer Filter am Empfang, eine höhere Schwelle für qualifizierte Termine und die Erwartung eines konkreten Anlasses verändern die Werte. Belastbare deutsche Vergleichszahlen liegen uns nicht vor, deshalb nennen wir auch keine.
Welche Kennzahl ist wichtiger als die Zahl der Termine?
Die Quote von Termin zu Verkaufschance. Sie zeigt, ob die Termine im Vertrieb tatsächlich weiterführen. Zehn Termine, die wieder abgesagt werden, sind weniger wert als drei, aus denen ein Angebot entsteht. Direkt danach kommen die Kosten pro Verkaufschance.